Organisationen verwenden Microsoft SharePoint zum Erstellen von Websites. Zusammen mit dem Microsoft 365, bietet es eine gesamtheitliche Lösung für die Zusammenarbeit in der Firma. So dient SharePoint als sicheren Ort zum Speichern, Strukturieren und Freigeben von Daten, während diese von fast allen Geräten aus mit dem Microsoft Office bearbeitet werden können.

Damit der SharePoint richtig umgesetzt wird, unterstützt Sie Bix Bytes Solutions mit Applikations-Spezialisten von der Planung bis zur Umsetzung und Betrieb.

KUNDE

SharePoint Projekt für ein Finanz-Unternehmen mit mehreren Standorten in der Schweiz und Europa.

AUFGABE

Da der Informationsaustausch für die Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil für die Geschäftstätigkeiten der Firma ist, entschied sich der Kunde, ein voll funktionsfähiges Intranet mit SharePoint zu realisieren. Dadurch können Informationen zentral, einfache und schnell allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Auch sollten sämtliche Unternehmensinhalte zentral und mit den vorgegebenen Berechtigungsanforderungen abgelegt und bearbeitet werden können. Mitarbeiter sollten dazu intern, sowie extern mit Kunden über Chat und Video mit Hilfe von MS Teams einfach in Verbindung treten können, um Informationen auszutauschen. Um diese Idee zu verwirklichen, suchte der Kunde nach einem professionellen Team für die SharePoint-Entwicklung, um ein auf SharePoint Online basiertes Intranet zu implementieren und anzupassen. BBS nahm diese Aufgabe an.

LÖSUNG

Unsere Business Analysten und SharePoint-Berater haben mit Definition der allgemeinen Struktur des künftigen Intranets begonnen, um eine klare und flexible Architektur zu erstellen, die es ermöglichen würde, das Intranet effektiv zu verwalten, unterstützen und erweitern.

Nachdem die allgemeine Struktur der Lösung entworfen wurde, trat das Projekt in die Entwicklungsphase ein. Die SharePoint-Entwickler von BBS stellten unterschiedliche Bestandteile des Intranets bereit, um es benutzerfreundlich und funktionsreich zu machen.

Nachrichten

Das Intranet ermöglicht es Benutzern, zwei Arten von Nachrichten zu veröffentlichen:

Unternehmensnachrichten, die von der internen Kommunikationsabteilung erstellt und im gesamten Unternehmen verfügbar sind.

Abteilungsnachrichten, die vom Abteilungsleiter erstellt werden, der Nachrichten entweder auf der Abteilungsseite veröffentlicht oder sie öffentlich zugänglich macht.

Webseiten für einzelne Abteilungen

Solche Webseiten enthalten Abteilungsnachrichten, nützliche Links zu wichtigen abteilungsspezifischen und Unternehmensressourcen, Profilen der Teammitglieder, Teamdokumenten, Aktivitäten, sowie Kooperationstools zur Unterstützung der effektiven Teamarbeit. Jede Webseite wird von einem Abteilungsleiter verwaltet und kann in Übereinstimmung mit Abteilungsbedürfnissen angepasst werden.

Zugriff auf Dokumente

Den Zugriff auf die Firmen-Dokumente kann vom Büro, vom Home Office oder von unterwegs über den Online SharePoint. Office Dokumente können online oder mit dem lokal installierten Microsoft O365 bearbeitet werden. Um einen möglichst einfachen Zugriff zu gewähren, können Mitarbeiter zusätzlich Dokumente mit der Microsoft OneDrive-Technologie lokal synchronisieren und direkt aus dem Windows Explorer geöffnet werden. Dies wenn online Verbunden oder auch offline von unterwegs. Die offline bearbeiteten Daten werden bei der nächsten Internetverbindung automatisch wieder mit dem SharePoint synchronisiert.

ERGEBNISSE

Das neue SharePoint-Intranet half dem Kunden, einige Ziele zu erreichen:

• Korporative Aktivitäten innerhalb einer einzigen sicheren Plattform zu vereinigen;
• Geschäftsleitungsinformationen direkt und zentral für alle Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen;
• Die Mitarbeiterproduktivität durch Intranet-Tools und Leistungen, die 24/7 verfügbar sind, zu steigern;
• Die Abteilungsarbeit durch personalisierte Webseiten für jede Abteilung zu erleichtern;
• Die Einbeziehung der Mitarbeiter in das korporative Leben dank der benutzerfreundlichen Lösung zu verbessern.

Interne, sowie externe Kommunikation wie Chat oder Videotelefonie mit Hilfe von Teams zu ermöglichen.

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